Державна екологічна інспекція у Херсонській області

Звернення громадян

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Державної екологічної
інспекції у Херсонській області
від 30.06.2017 р. № 372


ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян
в Державній екологічній інспекції у Херсонській області

1. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян (далі - Інструкція) визначає порядок ведення діловодства в Державній екологічній інспекції у Херсонській області (далі - Держекоінспекція у Херсонській області) за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян (далі - звернення громадян). Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у Держекоінспекції ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на головного спеціаліста відділу організаційно-аналітичного, документального, матеріально-технічного забезпечення і взаємодії з громадськістю та ЗМІ відповідно до його функціональних обов’язків, визначених у посадовій інструкції (далі - відповідальна особа Відділу).

3. Порядок роботи з документами регулюється Законом України від 02.10.1996 № 393/96-ВР «Про звернення громадян», Указом Президента України від 05.05.2011 № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», нормативно-методичними документами Державної архівної служби України.

4. Виконання вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян є обов’язковим для кожного працівника Держекоінспекції у Херсонській області. Особисту відповідальність за стан ведення діловодства за зверненнями громадян несуть керівники структурних підрозділів Держекоінспекції у Херсонській області.

5. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до Держекоінспекції, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться у журналах. Письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері відповідальною особою Відділу. Електронне звернення приймається на електронну адресу Держекоінспекції khers@dei.gov.ua. або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщена на офіційному веб-сайті Держекоінспекції. Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день. Розміщена на офіційному веб-сайті Держекоінспекції електронна форма повинна мати графи для зазначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення. У разі коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням. Письмові і усні пропозиції, заяви, скарги, подані на особистому прийомі, підлягають централізованій реєстрації в журналах. Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, журнал обліку особистого прийому громадян ведуться відповідальною особою відділу документального забезпечення згідно з вказівками щодо їх заповнення. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються повторні звернення від одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає начальник Держекоінспекції або його заступники, про що повідомляється особі, яка подала звернення. Якщо питання, порушені в одержаному Держекоінспекцією зверненні, не входять до його повноважень, воно в термін не більше п’яти днів пересилається ним за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що письмово повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же термін (не більше п’яти днів) повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим спеціалістам або посадовим особам Держекоінспекції, дії чи рішення яких оскаржуються. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі.  Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла та доповнений номенклатурним номером справи. На вимогу громадянина, який подав звернення до Держекоінспекції у Херсонській області, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

6. Звернення розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, відповідальний спеціаліст (виконавець документу) службовою запискою повідомляє про це керівника структурного підрозділу (начальника відділу, завідувача сектора). Начальник Держекоінспекції у Херсонській області, заступники начальника по напрямках встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку: звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни та праці; осіб, які постраждали від аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

7. Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», актів Президента України і Кабінету Міністрів України. У Держекоінспекції контроль щодо звернень громадян покладається на першого заступника, заступника начальника Держекоінспекції, керівників структурних підрозділів та відділ організаційно-аналітичного, документального, матеріально-технічного забезпечення і взаємодії з громадськістю та ЗМІ. Керівники структурних підрозділів зобов’язані забезпечувати своєчасний, правильний і повний розгляд листів та виконання рішень, прийнятих за зверненнями громадян. Безпосередній контроль за розглядом звернень громадян по суті, повноті та дотримання встановлених термінів покладається на керівників структурних підрозділів (на начальників відділів, завідувачів секторів) Держекоінспекції у Херсонській області.

8. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі журналу зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Держекоінспекції у Херсонській області (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб.

9. У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом (штампом) "КОНТРОЛЬ". Пропозиції, заяви і скарги, на які Держекоінспекцією надані попередні відповіді, з контролю не знімаються.
Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

10. У разі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг надані письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці. Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

11. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для начальника Держекоінспекції матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

12. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті виконавцями документу головному спеціалісту відділу документального забезпечення, відповідальному за діловодство для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка містить слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м’яку обкладинку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів. Під час формування справ головним спеціалістом Відділу відповідальним за діловодство, перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою.

13. Держекоінспекція зберігає пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і використання їх в інших цілях. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на головного спеціаліста Відділу відповідно до його функціональних обов’язків, визначених у посадовій інструкції. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими начальником Держекоінспекції переліками документів і номенклатурою справ, що утворюються у процесі діяльності. Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням. У випадках, викликаних специфікою діяльності Держекоінспекції, постійно діюча експертна комісія може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян. Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню начальником Держекоінспекції.

14. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу Держекоінспекції через два роки після завершення діловодства за ними.
Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням начальника Держекоінспекції.
Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому Мін’юстом.